|
Svæðisstjóri á að halda þrjá svæðisfundi á starfsárinu. Fyrsta fund skal halda í september, annan í nóvember og þann þriðja í febrúar/mars.
Allur undirbúningur og stjórn fundarins er í höndum svæðisstjóra. Á stærri svæðum skal leitast við að halda fundina því sem næst miðsvæðis. Hverjir eiga að mæta?  Samkvæmt alþjóðareglunum sitja svæðisstjóri, formenn og ritarar klúbbanna í ráðgjafanefnd umdæmisstjóra á svæðinu og eiga því að mæta á svæðisfundi. Það er hins vegar venja hérlendis að gjaldkeri sitji einnig fundina og er það góð regla. Í sumum tilfellum hefur stjórnin einnig með sér einhverja nefndarmenn. Ef dagskrá fundarins býður til dæmis upp á fræðslu eða umræður um Campaign SightFirst II, Lions Quest, unglingaskipti, félagamál eða alþjóðasamskipti er eðlilegt að þeir fulltrúar klúbbsins sem fara með viðkomandi málaflokk sæki fundinn. Það skal þó tekið sérstaklega fram að svæðisfundir eru opnir öllum Lionsfélögum og ætti að hvetja sem allra flesta til að mæta þar.  Boðun svæðisfunda:Það er æskilegt að svæðisstjóri dagsetji alla svæðisfundina strax í upphafi starfsárs. Fundina skal síðan boða skriflega með tveggja vikna fyrirvara. Endanleg dagskrá fundarins skal þá liggja fyrir og vera kynnt með fundarboðinu. Einnig skal taka fram í bréfinu hvaða fulltrúar klúbbsins ættu að mæta á fundinn. Fundarboðið ætti að senda bæði formönnum og riturum klúbbanna. Í fundarboðinu ætti einnig að óska eftir staðfestingu formanns á móttöku fundarboðsins. Nokkrum dögum fyrir fund er svo rétt að hafa samband við formenn til að kann mætingu. Tillögur: Rétt er að geta þess að svæðisfundir sem slíkir hafa ekki tillögurétt á þingum hreyfingarinnar. Allar tillögur eða ályktanir sem upp eru bornar á þingum hreyfingarinnar skulu bornar upp í nafni eins eða fleiri Lionsklúbba utan þess að fjölumdæmisstjórn getur borið upp tillögur. Komi til þess að svæðisfundir óski eftir að koma tillögum eða ályktunum fyrir þing er því nauðsynlegt að klúbbar svæðisins geri það sameiginlega eða að einn klúbbanna geri það í sínu nafni. Hvernig er dagskrá svæðisfunda?  Í handbók svæðisstjóra er að finna tillögur að dagskrá fundanna ásamt nánari leiðbeinnigum. Almennt er hægt að segja að dagskráin gangi út á upplýsingaflæði og fræðslu. Svæðisstjóri þarf svo að geta metið sjálfstætt hver þörfin er á hans svæði hverju sinni. Hvað ber að varast? Í öllu sínu starfi þarf svæðisstjóri að taka tillit til aðstæðna á sínu svæði. Hvorki alþjóðastjórn, fjölumdæmið né aðrir aðilar geta gefið út handbók sem er alsherjarlausn á öllum atriðum sem upp geta komið. Vandamál og viðfangsefni svæðanna eru jafn ólík og mörg eins og svæðin eru ólík og mörg. Aðstoð annarra embættismanna hreyfingarinnar. Svæðisstjóri hefur aðgang að embættismönnum umdæmisins og fjölumdæmisins varðandi fræðslu um hina ýmsu málaflokka. Óski svæðisstjóri eftir aðstoð þessara aðila er það oftast auðsótt sé það gert með nægjanlegum fyrirvara. Svæðisstjóri ætti því að nýta sér þekkingu þeirra eftir því sem á þarf að halda. |